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實驗室儀器設備采購流程說明

點擊: 次 時間:2017-01-22 10:33

概述

本文主要說明實驗室儀器設備的采購流程。一般如下:

QC申請---QC前期調研----QC市場調研-----QC確定初步意向-----采購談價格----訂立合同-----QC再次確認-----采購實施-----安裝調試----投入運行。

使用部門提出申請——業務部門審核——有關領導簽字批準——采購部門采購、簽合同——儀器購買回來由使用部門和業務部門派人驗收,投入運行。    

    所以使用部門作用很重要:

第一,要根據實際需要列好詳細的儀器參數、建議廠家、型號。

第二,要盡量說服審核部門和領導同意給預算。

第三,驗收時候要根據實際需要認真驗收,有問題及時發現早日解決。

一、采購的第一步,確定你需要采購儀器的計劃和配置

采購計劃相當于采購申請,各個企業都有不同的采購采購申請計劃。

現在大家更多的是討論色譜的采購實施,那么你們的色譜有年度計劃、月計劃還是臨時采購?如何編制你的采購計劃呢?是否有采購回來閑置的現象呢?

如果是是生產企業,相對來說基本是臨時采購為主,根據生產需要,除非有新的項目實施,才有可能提前2-3個月申報采購計劃,這也是預計實驗分析儀器不夠用的情況下進行申報。所以一般不會出現閑置的現象。

目前市場上類似的儀器很多,型號相同的儀器也很多,如果僅僅根據型號來購買儀器很可能買回來的不是你所需要的。

如果儀器配置不能確定,那可能要消耗你很長的時間來尋求你所需要的儀器。比如需要采購氣相色譜儀GC,首先你要確定儀器的檢測器類型、毛細柱還是填充柱、單通道還是雙通道、國產還是進口等,這樣你才能進行下一步。

    這一步中你需要抓住的重點是你所采購的儀器一定要是你所需要了,不然買回來因為某個細節問題而不能正常使用那就是浪費。

有時單位其他部門因為采購申請的儀器配置寫的不明確,導致采購部門采購回來的儀器不能正常安裝和使用,最后因此而被處罰,所以確定儀器的配置是基礎。

二、采購第二步,市場調研

市場調研是根據你確定的儀器配置來進行有選擇地尋找供應商,讓供應商提出初步的報價。在所有的供應商中選擇與你的要求比較接近的幾家進行詳細的洽談,最后到供應商那兒進行實地考察。

這里要考慮儀器重要性,如果是一般儀器覺得沒必要也可以不去,比如采購烘箱/鼓風干燥箱超聲波清洗器等。但如果是大型儀器實地考察就很有必要了。

注意這兒的供應商包含了生產廠家和經銷商,所以這里面要考慮到售后服務的問題,要明確售后服務到底有誰來負責。

實地考察一方面驗證儀器是不是你需要的,這可以通過檢測樣品來確定。另一方面檢查供應商的資質和能力,一般供應商在電話里都說自己的能力怎么強,具體怎樣還是眼見為實。

另外,調研也就是尋求報價的過程。首先要確定想購買儀器的配置,只有讓廠家或供應商掌握你的準確配置,才能給你提供詳細的報價,有助于我們在同一個水平上比較。在對配置進行要求時,不僅要考慮到現在,也要兼顧今后的檢驗要求,特別是儀器的輔助設備,比如柱溫箱、柱塞清洗設備。柱溫箱甚至可以另外配置國產的,價格相差很多,但從外觀和質量上考慮,還是選擇同一廠家的,盡量減少產生分析誤差的因素。

在這一步中的重點是尋找有實力的供應商和進行價格洽談,具體內容包括三個:一是看儀器質量,二看資質,三談價格,所以市場調研是關鍵。

三、采購第三步,儀器定型,簽訂合同

到此你應該對所采購儀器心里有了九成的把握了。用戶如果看中一款儀器,打算要采購這款儀器時,技術參數自然就會偏向這家。在主要技術指標滿足基本測試需求的情況下,其它一些參數按照考察好的儀器制定即可。一般指標傾向不要太明顯,否則價格下不來。再者,對其他供應商有排斥性,打消人家的積極性也不好。可以針對調研的結果作出大眾化的技術參數,再從中優選,這樣價格也可以下浮,附加的像售后服務等也會作為供應商的籌碼來提升服務。  

簽訂合同一般是采購部門的事,與使用部門顯得關系不大,但使用者有建議權。

這一步還要注意考慮到質保金的問題。

四、采購第四步,產品安裝、驗收

在收到儀器后,先不要急著拆包裝箱,首先檢查外包裝是否存在破損、拆封過的痕跡,一旦發現有此類現象一定要拍照留證據,并在第一時間內通知內通知廠家,有可能的話書面通知廠家。

如果是貴重儀器,一般由廠家上門安裝調試,因此一定不要打開包裝箱,以免發生后續問題。

如果是普通儀器比如干燥箱之類,在得到廠家許可的情況下,由單位的倉庫人員陪同,共同開箱驗收,及時拍照,檢查儀器是否能正常使用,如果影響使用及時更換。

這里注意一定要保留證據,并及時與廠家溝通,最好以書面形式并得到廠家的授權后方可拆箱、安裝。貴重儀器一般都會用廠家上門安裝,自己只管對安裝好的儀器進行驗收即可。

根據合同的約定進行驗收,最終目的是既好用又達到使用的目的就行。

五、采購第五步,儀器安裝驗收結束后就投入正常使用

這也是最后一步了,在保質期內大膽使用,出了問題廠家會免費維修,但不要魯莽操作,野蠻操作而損壞儀器,這個廠家是不保修的。

同時建立儀器檔案,將相關信息納入到檔案中,以備下次采購時作參考和便于對儀器的日常維護。檔案的信息可以包括名稱、型號、儀器編號、廠家、廠家聯系方式、校準記錄、維護記錄等。

(內容參考儀器信息網)

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